Executive Assistant Direktion (m/w/d) Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in Bayern

Stellenangebot #30693 Forschung, Bildung und Lehre in Bayern Executive Assistant Direktion (m/w/d)

Das Forschungsinstitut in Bayern

Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut.

Ihre Rolle als Executive Assistant

Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement).

Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.

Ihre Aufgaben & Verantwortung

Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische Ablage
HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
Backup für das Office-Team

Ihr Kompetenzprofil (m/w/d)

Mindestens Bachelor-Abschluss, idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-Koordination
Ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement; strukturiertes Arbeiten auch bei Parallelaufgaben
Freude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und praktikabel zu standardisieren
Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
Sehr sicher in MS Office, insbesondere Powerpoint
Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen
Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten

Das Vertragsangebot

Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option
Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe
Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards
Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich
Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit

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